Tip voor Office: afdruk samenvoegen

Stel je voor: je gaat op kamp met groep 8. En je hebt bedacht dat je (om de kosten te drukken ofzo) aan iedere leerling vraagt om een broodbeleg mee te nemen. Maar om nou te voorkomen dat iedereen hagelslag en pindakaas meeneemt, wil je dat een beetje coördineren. Een voor de hand liggende manier om dat te doen is om op de kampbrief van iedere leerling te vermelden welk broodbeleg er van hem of haar verwacht wordt. Dan staat het mooi tussen de paklijst die toch ook al op die brief stond.
Dat kun je natuurlijk op de brief met de hand erbij schrijven nadat je ze allemaal uitgeprint hebt.

Maar er is een slimmere manier. Je laat de technologie een handje helpen. En dan komt 'afdruk samenvoegen' van pas. Een optie die gewoon in Office zit ingebouwd en helemaal niet moeilijk is. Deze blogpost laat je zien hoe je dat doet. Ik ga hierbij uit van Office 2013, maar in Office 2010 werkt het vergelijkbaar. (Aan het eind ga ik in op andere voorbeelden waarvoor je deze functionaliteit kunt gebruiken.)

Je hebt er twee bestanden voor nodig. Een lijst in Excel en een brief in Word. Het Exceldocument bevat twee kolommen, één voor de naam van de leerling en één voor het broodbeleg dat je die leerling wilt laten meenemen. Het Worddocument bevat de kampbrief waarin je bijvoorbeeld een uitgebreide paklijst beschrijft.

Die lijst in Excel ziet er dan zo uit:

naam	broodbeleg
Daan	hagelslag
Emma	aardbeienjam
Ties	pindakaas
Ilse	kokosbrood
Desiree	smeerworst

Nadat je het exceldocument af hebt, sla je het op. En je onthoudt waar je het opslaat.

Daarna open je de brief in Word en gaat op de Ribbon naar het tabje 'verzendlijsten'. 

Daar kies je voor 'Afdruk samenvoegen starten'. Helemaal onderin dat menu zie je de optie 'Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen...'. Klik daarop. Rechts in beeld verschijnt een balk waarin je de stappen verder doorloopt.

Stap 1. Je kiest voor 'brieven'

Stap 2. Je kiest voor 'huidige document gebruiken'

Stap 3. Je kiest voor 'een bestaande lijst gebruiken' (dit is namelijk je excellijst die je al had). Als je nu op volgende stap klikt, vraagt de computer om een bestand aan te wijzen. Je gaat nu het Exceldocument koppelen aan het Worddocument. Kies hier als bestand de Excellijst met de gegevens over wie welk broodbeleg mee moet nemen. De computer wil vervolgens weten op welk tabblad van het exceldocument hij moet kijken voor de gegevens. Bij mij is dat Blad1. Zie onder. Ik klik op OK.

Daarna volgt een dialoogvenster waarin de volledige lijst met gegevens getoond wordt. Je kunt hier eventueel leerlingen aan- of uitvinken. Als je wil dat iedere leerling een brief krijgt, laat je ze allemaal aan staan. Klik op OK.

Stap 4. Je gaat nu je brief schrijven. Daarbij is het belangrijk dat je zogenaamde 'samenvoegvelden' gaat opnemen in je brief. Boven in je Ribbon vind je de knop 'samenvoegvelden invoegen'. Als je daarop klikt, verschijnt er een menuutje waarin de titels van je kolommen uit je Exceldocument staan. In mijn voorbeeld zijn dat 'naam' en 'broodbeleg'.

Ik schrijf mijn brief en was begonnen met 'Beste...' en voeg daarna het samenvoegveld 'naam' in. In je brief toont Word dat als <>. In de paklijst verderop in de brief neem ik het samenvoegveld <> op.

Daarna is mijn brief klaar.

Stap 5. Deze stap laat het briefvoorbeeld zien. Je ziet het samenvoegveld <> veranderen in Daan, en het samenvoegveld <> in hagelslag. Boven in de Ribbon kun je de gegevens uit een andere rij uit het Exceldocument in je brief laten tonen door het driehoekje naast de 1 aan te klikken. De 1 verandert dan in een 2 en je krijgt Emma en aardbeienjam te zien. Zie screenshot:

Stap 6. In deze stap ga je de samenvoeging voltooien. Je krijgt nu de keuze tussen het direct afdrukken van de brieven of het bewerken van de brieven voordat je ze afdrukt. Als je voor die laatste kiest, kun je de afzonderlijke brieven in één Wordbestand opslaan. Dat kan handig zijn als je een brief later nog een keer moet uitdraaien. Als je denkt dat je dat niet nodig hebt, kun je ook kiezen voor afdrukken.

In dit voorbeeld heb ik een uiterst simpel ideetje gegeven dat je kunt gebruiken om zelf de functionaliteit afdruk samenvoegen een keer te oefenen. Maar er kan veel meer met de functionaliteit. Op deze manier kun je ook cijferlijsten aan rapportdocumenten koppelen bijvoorbeeld. Voordat Esis en consorten al die online rapportmodules hadden ontwikkeld, gebruikten we dit al op de school waar ik toen werkte om de rapporten digitaal te 'schrijven'. 

Je kunt dezelfde functionaliteit ook gebruiken om gepersonaliseerde emails te maken. Nadat je brief dan af is, verzend je ze met Outlook. Het is dan wel nodig dat je de emailadressen waar de mails naartoe gestuurd moeten worden, opneemt in een kolom in de Excellijst. En je kiest in plaats van 'brieven' voor 'emails' in stap 1. 

Wij hebben de gepersonaliseerde al een aantal keer gebruikt binnen de projectgroep Office 365 om medewerkers op een vrij efficiënte manier van tijdelijke wachtwoorden van hun Office365-account te voorzien.

Het is een handigheidje in Office dat ik zeer waardeer, maar dat de gemiddelde gebruiker meestal niet kent. Daarom leek het me goed om het eens te delen op mijn blog.

Waar zou jij dit voor kunnen gebruiken? Of gebruik je het al?