maandag 18 april 2016

Op verzoek automatisch een mailtje met bijlage versturen

Dat was de titel van een blogpostje dat Trendmatcher vorig jaar plaatste. Hij schrijft:
"Stel, je hebt een mooie les of handleiding gemaakt die je best wilt delen, maar je wilt graag weten met wie. Wat je kunt doen is mensen vragen je een mailtje te sturen zodat jij ze de les toe kunt sturen.
Maar wat nu als het een succes wordt en je tientallen verzoeken krijgt? Iedere keer weer datzelfde mailtje opstellen? Nee hoor, dat kan simpeler, tenminste met Gmail!"

Nou, daar heb je dus niet per se Gmail voor nodig. Van het weekend heb ik even zitten kijken of het met Outlook in combinatie met Office365 ook lukt. En het antwoord daarop is ja. Gewoon met standaardfunctionaliteit: regels en emailsjablonen.

Ik heb een regel aangemaakt als volgt:

Deze regel nadat het bericht wordt ontvangen
alleen aan mij verzonden
  en met [onderwerp] in het onderwerp
de server moet antwoorden met [reactie]
  en verplaats het bericht naar [naam map]

Daarin zie je drie variabelen die je naar eigen inzicht kunt instellen.
Bij [onderwerp] vul je het woordje in dat in de onderwerp regel van de ontvangen email moet staan. Op basis van deze voorwaarde én de voorwaarde dat de email alleen aan jou verzonden is, treedt de regel in werking. Ik kan me voorstellen dat je op je blog een aanvraagformulier maakt waarin je het onderwerp alvast voor definieert. Dan moet het goed komen.
De variabele [reactie] verwijst naar een emailsjabloon. Dat is het mailtje dat je speciaal voor dit doel schrijft. En daar hang je dus ook die bijlage aan. Iedere keer dat de regel getriggerd wordt, pakt de server dit emailsjabloon op en verstuurt het naar de aanvrager.
Bij [naam map] kun je een willekeurige map die onder je postvak hangt instellen. Deze regel kun je ook weglaten, maar ik vind het zelf prettig om een opgeruimd postvak te hebben. Dus als de mail behandelt is, mag hij naar een ander mapje (archief) verhuizen.

In sommige gevallen kan dit dus zeer handig zijn. En het is ook fijn om te weten dat het niet alleen bij Gmail via labs werkt. Zeker nu steeds meer organisaties overstappen naar Office365.


zaterdag 16 april 2016

Tastbare interfaces

Tangible interfaces. Dat is de Engelse term die ik voor het gemak maar even vertaald heb in 'tastbare interfaces'.
We zijn gewend met computers of apparaten te interacteren via knopjes (toetsenbord, muis, afstandsbediening) of via virtuele knopjes op een scherm zoals bij een touchscherm. Ik denk dat dat de komende tien jaar gaat veranderen. Signalen daarvan kun je zien als je oplet. Ook in educatieve materialen die worden ontwikkeld.

In deze blogpost wil ik wat voorbeelden noemen van producten die gebruik maken van een tastbare interface. Dat deed ik vorig jaar ook. En inmiddels zijn er weer nieuwe voorbeelden bijgekomen.

1. Osmo
Osmo is eigenlijk een toevoeging aan de iPad. Je zet de iPad in een speciale standaard en over de camera van de iPad schuif je een spiegeltje zodat het apparaat het vlak (de tafel) voor de iPad 'ziet'. In dat vlak leg je dan bepaald kaartjes of blokjes neer. Of je trekt een lijn met een vilstift op een leeg blad. De iPad 'ziet' dat dan en daarop reageren de apps die speciaal voor de Osmo gemaakt zijn. De toevoeging die Osmo hier doet, is dat het ervoor zorgt dat je niet meer (per se) in het platte vlak bezig bent, maar daadwerkelijke materialen kan manipuleren. Dat zorgt voor een andersoortige dynamiek als je samen wilt werken aan een bepaalde taak, bijvoorbeeld.


2. Goed Wijzer
Goed Wijzer biedt materialen voor een klokkijkles voor leerlingen uit groep 4 en 5. Het bestaat uit een app (op een iPad) die bestuurd wordt door een fysieke houten klok en de daarbij behorende hulpstukken. De leerling werkt gewoon met een houten oefenklok. Maar de app geeft feedback op wat de leerling doet. Ook hier haal je het manipuleren van de klok uit het platte virtuele vlak en kan de leerling fysieke objecten vasthouden en manipuleren.


3. Cubetto van Primo
Dit materiaal is bedoeld om jonge kinderen in aanraking te brengen met programmeren. Het bestaat uit een soort rijdend doosje dat je een route kunt laten rijden door op een houten bord blokjes te plaatsen.
Ook hier gaat het weer om tastbare blokjes die je in een bepaald volgorde legt om daarna elektronica aan te sturen. Je verbindt de tastbare wereld met de wat meer abstractere wereld van code en programmeren.


4. Bloxels
Wie mijn blog volgt, heeft ooit een keer het bericht voorbij zien komen van Pixel Press Floors. Dat was een app waarmee je een platform game kon maken door het gewoon op ruitjes papier te tekenen en dan in te scannen. De makers daarvan zijn met dat idee verder gegaan, en hebben het idee omgezet in een tastbare interface waarmee je de game met gekleurde blokjes in een soort raster 'bouwt'. Daarna kun je hem inscannen en als game spelen op je tablet. Daarmee krijg je een soort lego idee voor het bouwen van platformgames. Je kunt zelfs het poppetje waar je mee speelt op deze manier 'ministecken'.


5. Makerbloks
Behalve fysieke plastic of houten blokjes, kun je ook wat intelligentere stenen met elektronica koppelen aan apps op je tablet. Dat hebben de ontwikkelaars van Makerbloks gedaan. Zij hebben stenen ontworpen die mij een beetje doen denken aan Little Bits. Een soort elektronische schakelstenen die je aan elkaar kunt koppelen. Maar zij koppelen die stenen niet alleen aan elkaar maar ook aan een tablet (iPad in dit geval). Dat maakt dat er een nieuwe laag kan ontstaan waardoor de iPad feedback kan geven op wat je aan het bouwen bent. En dat je binnen de app ook opdrachten kunt gaan formuleren die spelers kunnen uitvoeren.


6. Bimii
De Bimii-book is een soort houten laptop waar geen toetsenbord bij hoort, maar een soort scanner (zoals bij de kassa van de supermarkt) die op bepaalde stenen reageert. De bimii-book is ontwikkeld in samenwerking met een school voor speciaal onderwijs. Ook hier geldt weer dat de interface van toetsenbord (letterlijk) vervangen is door een tastbare interface.


Met deze 6 voorbeelden van tastbare interfaces wil ik laten zien dat er duidelijk een ontwikkeling zichtbaar is naar een ander gebruik van interfaces van apparaten. Ik denk dat we niet alleen moeten denken aan 'knopjes en schermen' als we nadenken over 'intelligent' educatief materiaal. De tastbare interfaces zullen alleen maar in aantal en kwaliteit toenemen. En de ideeën waarvoor dat gebruikt gaat worden, zullen ook steeds beter worden.

Waarom maakt een tastbare interface eigenlijk verschil?
De leerontwikkeling van mensen doorloopt in een natuurlijk proces een aantal fases. Aan het begin heeft een kind vooral behoefte aan voelen, manipuleren van fysieke objecten om de wereld te leren kennen. Daarna is een kind langzamerhand steeds beter in staat om mentale representaties van die wereld te maken. Als ik aan jou vraag of je je kunt voorstellen hoe het kaakje aanvoelt dat op een ijsje zit, weet je dat alleen maar omdat je dat ooit gevoeld hebt. Je weet waarschijnlijk ook hoe dat kaakje aanvoelt als je hem eerst nat maakt voordat je hem in je mond stopt. Het feit dat jij dit in gedachten kunt ervaren heeft zijn grondslag in het feit dat je die ervaring een keer hebt opgedaan. Een kind dat die ervaring nog niet heeft opgedaan, weet niet waar we het over hebben. Totdat hij het zelf geproefd of geprobeerd heeft.
Zo vinden veel leerprocessen plaats. Veel van wat wij weten, vindt zijn grond in bepaalde fysieke en motorische ervaringen.
Als we het natuurlijk leerproces van kinderen willen ondersteunen, moeten we ervoor zorgen dat we niet te snel naar het virtuele en abstracte gaan. Een goed begrip van de wereld wordt opgebouwd als er voldoende fysieke en motorische ervaringen zijn om dat begrip op te baseren. Daarmee creëren we een grond waarop de rest van de ervaringen gebouwd kunnen worden. Daarom denk ik dat tastbare interfaces een goed 'ding' zijn. En als onderwijs doen we er verstandig aan om de mogelijkheden daarvan te overwegen en te onderzoeken.

maandag 11 april 2016

Scherm óf schrift?

Veel van wat ik lees en schrijf doe ik digitaal. Ik heb een tijdje bewust geprobeerd zoveel mogelijk digitaal te doen. Dat doe ik inmiddels niet meer. Ik kies nu wat het best bij de taak past.

In een artikel van september 2015 in HP/De Tijd wordt wetenschappelijk onderzoek rondom het gebruik van scherm en schrift op een rij gezet. Zij stellen de vraag: hoe belangrijk is het om toch te blijven schrijven met pen en papier?

Om die vraag te beantwoorden gaan ze in op allerlei onderzoek waarbij lezen en schrijven als trefwoord worden genoemd. (Denk ik.) Dat onderzoek hebben ze in dat artikel bij elkaar geveegd.
Zo komt er een onderzoek voorbij dat vertelt dat het helpt om letters te schrijven als je ze wilt leren lezen, bijvoorbeeld. Of een onderzoeker die zegt dat blijven schrijven helpt om de fijne motoriek te trainen en te onderhouden. En er wordt een onderzoek aangehaald dat zegt dat het geheugen gebaat is bij woordjes overschrijven in plaats van typen. Je onthoudt ze dan makkelijker.
Uiteraard wordt ook het onderzoek genoemd over het verschil van aantekeningen maken met pen en papier tegenover het aantekeningen maken met een toetsenbord. Daaruit blijkt dat je beter aantekeningen kan maken met pen en papier omdat je dat minder gedachteloos kunt doen. En dan blijft het beter hangen. (Toch maak ik notulen het liefst met een toetsenbord...)
En in de laatste alinea wordt er ook nog melding gemaakt van de term 'embodied cognition', dat zegt dat leren beter gaat als er bewegingservaringen aan gekoppeld zijn. 

Al met al laat het artikel een gevoel achter dat je beter maar niet met een scherm kan leren. En beter ouderwets met pen en papier aan de slag moet gaan.

Ik vind dat een eenzijdig en een bangerig beeld. De wetenschap hobbelt noodzakelijkerwijs altijd een beetje achter de ontwikkelingen aan. De wetenschap kan namelijk alleen iets zeggen over dingen die al gedaan worden. En dat kan dan onderzocht worden. Of het effectief is. Of wenselijk. Langetermijneffecten van het gebruik van een scherm kunnen dus nog niet onderzocht worden. Ik denk dat het goed is dat er scholen en mensen zijn die het met het scherm toch gewoon gaan proberen. Als we kennis willen opbouwen, hebben we niet genoeg aan de wetenschap alleen. We hebben ontdekkers nodig. Probeerders. Pioniers, zo je wilt.

Ik heb namelijk uit mijn eigen ervaring wel een paar argumenten waarom je een scherm zou moeten verkiezen boven papier. 
1. Met een scherm heb je veel meer bronnen tot je beschikking. We zouden er verstandig aan doen veel meer aandacht te besteden aan het zinvol gebruik van die bronnen, dan energie stoppen in het tegenhouden van het scherm in onderwijssituaties.
2. Papier is geen garantie om goed en netjes te leren schrijven. Dat is van veel meer afhankelijk dan of je het op papier leert, of via een scherm. Ik ken genoeg mensen die traditioneel schrijfonderwijs (op papier) hebben gehad en die er toch beter aan doen om voortaan te typen wat ze schriftelijk willen overbrengen. Misschien zouden die mensen wel baat hebben gehad met schrijfonderwijs via een game op een scherm. Wie zal het zeggen?
3. Graag zou ik schrijven en typen willen vergelijken met schilderen en fotograferen. Het feit dat we nu foto's in plaats van schilderijen en tekeningen maken, wil niet zeggen dat we een oppervlakkiger beeld van de wereld krijgen. We kunnen een neerslag van de werkelijkheid alleen veel sneller maken. En dat opent weer nieuwe mogelijkheden.

Gelukkig zijn er pioniers.
 

zondag 3 april 2016

Selectiecriteria voor scholen om een netwerkbeheerder te kiezen

Michel Boer stelde afgelopen week de volgende vraag via Twitter:
"Heeft iemand schema's / documentatie / planning etc voor de keuze van een netwerkbeheerder #dtv"

Het bleek dat hij op zoek was naar een soort lijstje met selectiecriteria die je kunt hanteren om een netwerkbeheerder te kiezen. Die handschoen pak ik graag op, omdat we binnen SCOH waarschijnlijk over ook niet al te lange tijd eenzelfde traject in gaan. En dan helpt zo'n lijstje enorm. Denk je mee?

Het lijstje waar ik aan denk, ziet er als volgt uit. De netwerkbeheerder:

  • kan een diversiteit aan apparaten beheren. Minimaal Windows- en iOS-apparaten. Ik kan me voorstellen dat het een pré is als Android-apparaten ook beheerd kunnen worden.
  • kan naast het beheren van clients ook de overige infrastructuur beheren. Te denken valt aan bekabeling, internetverbinding, routers, switches, firewall, wifi en mobile devices).
  • biedt een gedegen backup-functionaliteit. De kwaliteit daarvan wordt beoordeeld op aantal backups per week, en waar, en hoe lang ze bewaard (kunnen) worden.
  • heeft een korte responstijd op incidenten van maximaal een uur of twee.
  • garandeert een oplostijd van incidenten binnen een werkdag. In overleg met de klant mag dat in sommige gevallen langer duren.
  • garandeert dat de servicedesk bereikbaar is tussen 7.30 uur en 18.00 uur, zowel telefonisch als per email.
  • beschrijft de procedure van het melden van storingen cq. incidenten. Dit punt wordt kwalitatief beoordeeld. Daarin staat minimaal beschreven wie meldingen kunnen doen, en via welk medium de meldingen binnen kunnen komen.
  • kan indien nodig dezelfde werkdag een monteur op locatie leveren.
  • levert, installeert en beheert ook wifi-diensten. De kwaliteit van de wifi wordt beschreven. Er wordt ook beschreven hoe problemen met de wifi worden opgelost.
  • zorgt ervoor dat, indien gewenst, iedere locatie één vaste technische contactpersoon beschikbaar krijgt.
  • zorgt ervoor dat er voor alle locaties overkoepelend één vaste accountmanager beschikbaar is.
  • is toekomstgericht en flexibel, houdt ontwikkelingen bij en anticipeert daarop in de dienstverlening.
  • wordt uiteraard ook beoordeeld op de tarieven die ze rekenen.


Bovenstaande lijst zou voor mij het minimum zijn waarop gelet zou moeten worden. Ik pretendeer allesbehalve volledig te zijn met deze lijst. Maar het geeft misschien een aardige denkrichting die verder aangevuld kan worden.
Additioneel op deze lijst zou ik nog kunnen toevoegen dat bij gelijke geschiktheid ook de volgende punten nog bekeken kunnen worden. De netwerkbeheerder:

  • levert ook telefonie (via VOIP) over de ict-infrastructuur.
  • geeft ook advies over aanschaf en gebruik van hardware. Dit punt wordt kwalitatief beoordeeld.
  • biedt ELO-functionaliteit en beschrijft de kenmerken van de ELO kort en krachtig.
  • biedt scholingsmogelijkheden voor medewerkers op het snijvlak van onderwijs en ict-toepassingen.
  • kan een mail- en samenwerkingsomgeving zoals Office365of GAFE (helpen) beheren.


Ik hoop dat ik Michel hier in ieder geval mee heb geholpen. Voor aanvullingen op deze lijst houd ik me ook aanbevolen. Daar worden we allemaal wijzer van.

Oja, netwerkbeheerders hoeven naar aanleiding van deze blogpost geen contact met me op te nemen. Als de tijd rijp is, doe ik dat wel andersom. :-)

donderdag 31 maart 2016

Geen aandacht voor ondersteuning op werkvloer in plan van aanpak Doorbraakproject onderwijs en ict

Het Doorbraakproject Onderwijs & ICT heeft afgelopen week een plan van aanpak gepubliceerd. Het is een handzaam boekje met een helder overzicht van ambities en doelen. Ze spreken drie ambities uit voor 2017 en die ambities worden ieder vertaald in één of meerdere doelen waaraan gewerkt gaat worden.

Puntsgewijs, en zonder de versierende verhaaltjes van betrokkenen komt het hierop neer:

Ambitie 1: Schoolbesturen in PO en VO zijn in staat om gefundeerde keuzes te maken over de inzet van ict.

  • Doel 1: Het project helpt schoolbesturen weloverwogen keuzes te maken op het gebied van de toepassing van ict, de implementatie van ict en de investeringen die daarvoor nodig zijn.


Ambitie 2: Het is voor schoolbesturen duidelijk hoe ze hun (ict-)keuzes kunnen implementeren.

  • Doel 2: Het project stelt informatie beschikbaar om de juiste infrastructurele keuzes te maken.
  • Doel 3: Het project helpt bij het professionaliseren, waardoor schoolbesturen, schoolleiders en leerkrachten vaardig zijn met ict.
  • Doel 4: Het project stelt schoolbesturen in staat als professionele klant kwalitatief of kwantitatief inkoopvoordeel te behalen bij de aanschaf van ict(-gerelateerde) producten.


Ambitie 3: Er zijn geen belemmeringen in markt en systeem voor het uitvoeren van de gemaakte keuzes.

  • Doel 5: Het project zorgt voor genoeg kwalitatief hoogwaardig aanbod van digitale leermiddelen dat geschikt is om leermiddel-overstijgend mee te variëren en arrangeren. 
  • Doel 6: Het project zorgt voor inzicht op individueel niveau in de voortgang van het leren. Dit betreft een overkoepelend inzicht over gekozen leermiddelen en aanbieders van lesmateriaal heen.
  • Doel 7: Het project zorgt voor het wegnemen van technische belemmeringen, waardoor scholen op een gebruiksvriendelijke manier leermiddelen kunnen gebruiken in of vanuit een gangbaar (leer)platform naar keuze.
  • Doel 8: Het project zorgt voor een probleemloze toegang tot en gebruik van digitale leermiddelen. Het uitwisselen van data bij het bestellen, leveren en gebruiken van leermiddelen is tot een minimum beperkt. Hierdoor blijft de privacy van leerlingen en leraren beter geborgd.
  • Doel 9: Wet- en regelgeving belemmert schoolbesturen niet bij de keuze voor digitaal onderwijs op maat.
  • Doel 10: Schoolbesturen, schoolleiders en leraren hebben steeds meer inzicht in wat werkt bij het toepassen van ict en onder welke voorwaarden. Dit inzicht is gebaseerd op onderzoek.

Verderop in het boekje worden per doelstelling vervolgens voorbeelden van acties genoemd die op stapel staan om de doelstellingen voor 2017 te halen. Het gaat te ver om die uitwerkingen hier op te noemen, maar je vindt ze terug in het de publicatie (pdf).

Als stafmedewerker onderwijs en ict bij een grote stichting, én ict-coördinator op een basisschool moet ik hier iets van vinden. Er is ongetwijfeld door heel veel betrokkenen goed nagedacht en hard gewerkt aan het uitwerken van al deze doelen en acties. Maar ik kan me niet aan het gevoel onttrekken dat we dit allemaal al eens gedaan hebben. Ik loop nu zelf al zo'n 15 jaar mee in deze wereld. En deze doelstellingen zijn stuk voor stuk niet nieuw.
Kennisnet is met deze materie en op deze manier al jaren bezig. Ik zie in het plan van aanpak geen aanknopingspunten waarom het nu ineens sneller zal gaan verlopen. Ik zou het aanmoedigen, dat wel, maar ik schat in dat de materie complexer is dan dit document doet vermoeden. En als ik een voorzichtige verwachting mag uitspreken, dan denk ik niet dat we in 2017 zullen constateren dat de doorbraak geforceerd is. Niet op basis van deze doelstellingen.

Ik zie in het plan van aanpak geen enkele aandacht voor praktische ondersteuning op de werkvloer. Naar wie kan een directeur met vragen over strategische keuzes met betrekking tot ict in zijn school als hij het zelf niet weet? Naar wie kan een leraar als zijn bord plots uitvalt? Naar wie kan de werkgroep die een nieuwe methode gaat kiezen als ze vragen hebben over de digitale systemen die daarbij passen?
Mijn ervaring is inmiddels dat scholen met een goede ict-coördinator, die voldoende (in tijd) wordt gefaciliteerd, grote slagen kunnen maken. Mijn ervaring is dat als er serieus werk gemaakt wordt van scholing en werkplekbegeleiding in het primaire proces de ontwikkelingen ineens heel hard kunnen gaan. Maar juist op dat punt voorziet het plan van aanpak helemaal niet.
De acties lijken vooral gericht op schoolbestuurders. Maar daar gaat het mijn inziens helemaal niet om. Het moet niet op de stafbureaus of in de directiekamers gebeuren. Maar in de klas. Daar is tijd, ruimte en praktische ondersteuning voor leraren voor nodig.
Verder wordt er ook gesproken over het zorgen voor goed digitaal leermateriaal. Maar daar gaat het ook niet om. Er is goed digitaal leermateriaal genoeg. En initiatieven voor gezamenlijke inkooptrajecten zijn er ook al. Maar dat is ook niet altijd wenselijk vanuit het perspectief van een school.

Om dan tenslotte toch nog maar in te gaan op één van de versierende verhaaltjes:
In één van de voorbeelden is een schoolleider aan het woord over een versnellingsvraag met betrekking tot een soort master-dashboard waarmee een leerling vanuit allerlei applicaties gevolgd zou kunnen worden door de leraar. Daar wordt volgens die schoolleider aan gewerkt. Alleen dat voorbeeld al doet mij huiveren. Wat een tijd en geld zal daar in gaan zitten. En wat een gedrocht gaat dat opleveren?
Doelstelling 8 zegt nota bene dat het uitwisselen van data tussen applicaties tot een minimum beperkt zou moeten worden. En dan doen we een versnellingsvraag naar het combineren van zoveel mogelijk gegevens in één applicatie.
Vreemder is het nog als je kijkt naar welke systemen ze willen vangen in het dashboard. Die school schijnt te werken met Muiswerk, Rekentuin, Taalzee en Smart rekenen. Dat zijn adaptieve systemen die prima dashboarden van zichzelf hebben (alleen Smart rekenen ken ik niet). Een kenmerk van adaptieve systemen is (zo leerde ik laatst) dat die adaptiviteit vooral binnen het systeem werkt. Je kunt dan leerpaden voor leerlingen door het systeem laten bepalen terwijl de leraar ervan op de hoogte blijft door goede rapportages.
Ik leerde dat van een blogpost van Wilfred Rubens die daar met de volgende zin op inging: "Het is immers ook alleen maar mogelijk om binnen één systeem gepersonaliseerde leerpaden via adaptieve technologie te realiseren (en niet over systemen heen)."

Misschien wil het doorbraakproject wel iets forceren wat niet te forceren valt. Misschien moet er gewoon geduldiger gewacht worden tot het vanzelf groeit. Want dat doet het wel.









dinsdag 29 maart 2016

En toen zat heel SCOH in Office365

Vorige week hebben we een mijlpaal gehaald die ik hier niet onvermeld wil laten. Op 18 maart ging de laatste locatie van SCOH (te weten ons servicebureau) over op de centrale mailomgeving van Office365. Vorige week werd die laatste locatie ingeregeld. Dat betekent dat nu alle locaties aangesloten zijn en alle medewerkers een emailaccount in dezelfde omgeving hebben. Het doel van deze operatie is dat we de samenwerking tussen onze scholen zo goed mogelijk digitaal willen faciliteren. 

Wat hield een migratie in? Eigenlijk deden we twee dingen tijdens een migratie. Het eerste was dat we een backup (of export) maakten van iedere mailbox uit de oude omgeving van de school. En die backup lazen we in in het nieuwe (lege) account van iedere medewerker.
Het tweede element was dat we ervoor zorgden dat de mail die naar het oude adres gestuurd werd, bezorgd zou worden in het nieuwe account. Daarvoor hebben we alle maildomeinen moeten koppelen in dezelfde omgeving.

Dat dit een operatie was die we niet 'even' deden, was al snel duidelijk. Aan het begin van schooljaar 2014/2015 hadden we net een bovenschoolse sites-omgeving laten bouwen. Die is rond de kerst van dat schooljaar opgeleverd en vrij snel daarna hebben we de mailmigratie van het stafbureau ook gedaan. 
In de periode daarna hebben we alle scholen één voor één aangesloten op de centrale omgeving. We wilden dat op een zorgvuldige manier doen zonder al te veel impact op de schoolorganisaties. Vanaf maart vorig jaar hebben we daarvoor ongeveer één migratie per week gedaan. De vakanties lieten we erbuiten. We hebben geen gebruik gemaakt van fasttrack-trajecten van Microsoft. We hebben met een goed team van interne en externe medewerkers een planning gemaakt en ons daaraan gehouden.

Allereerst hadden we alle 38 locaties verdeeld in drie tranches. Scholen mochten aangeven of ze vooraan in de rij wilden staan, of dat ze liever aan het einde kwamen. In de eerste tranche scholen (die tot de zomervakantie duurde) hebben we ervoor gezorgd dat we alle soorten migraties een keer gedaan hadden. SCOH blonk namelijk uit in het stimuleren van de autonomie van scholen. Dat vind ik veel gevallen niet zo verkeerd, maar op het vlak van ict is enige standaardisatie wel handig. In dit geval had het er voor gezorgd dat iedere school zo zijn eigen manier had ontwikkeld om de functionaliteit van email bij medewerkers te krijgen.

In die eerste tranche deden we de volgende migratie-'smaken':
  • Van lokale exchange server naar Office365
  • Van eigen Office365 naar centrale Office365
  • Van Google Apps for Education naar Office365
  • Van een mengeling van losse werk- en privé accounts naar Office365
Maar we hadden niet alleen te maken met verschillende mailomgevingen. Ook de registrars voor de maildomeinen en de netwerkbeheerders verschillen tussen de scholen. (Een registrar is een partij bij wie je een maildomein registreert en daar krijg je dan inloggegevens van om zo'n domein te kunnen koppelen aan een mailomgeving.)
Dus we hadden te maken met bhosted, strato, protagonist, xs4all, en zo nog een paar registrars.
De netwerkbeheerders bestonden uit Skool, Heutink ICT, ITS-itservices en Qlict.
Kortom, het was een mooie uitdaging. 

In de eerste tranche deden we één school per week. Iedere vrijdag vonden de werkzaamheden van de migratie plaats. Dan liepen de imports van de mailboxen door in het weekend. En op de maandag ging de ict-coördinator van de school in kwestie aan de slag om te zorgen dat instellingen in het lokale netwerk goed gezet werden zodat de collega's van die school hun mail weer konden lezen op de vertrouwde manier. Meestal gewoon in een Outlook client.

Na de zomervakantie hadden we het idee dat we het zo goed in de vingers hadden, dat we als projectgroep besloten om de migraties te versnellen. In plaats van één per week, deden we er toen tot aan Sinterklaas twee per week. Iedere vrijdag twee migraties. En iedere maandag waren er dan twee ict-coördinatoren bezig. Terwijl we hen ondersteunden, waren we al weer aan het voorbereiden voor de volgende twee migraties.

Na de kerstvakantie was de derde tranche scholen aan de beurt. Daarin zaten een paar locaties waarvan we de migraties vooraf iets ingewikkelder ingeschat hadden. Een school die Google Apps for Education gebruikte, bijvoorbeeld, met daarin ook actief gebruik van Google Classroom. En een school die hun lokale Active Directory synchroniseerde met een eigen Office365-omgeving. Om nog een voorbeeld te noemen.
In die tranche hebben we besloten om terug te gaan naar één migratie per week. Ook die scholen zijn nu aangesloten op de centrale omgeving, soms met wat aanpassingen die niet anders konden.

En nu zit het er op. Tenminste, de mailmigraties zitten erop. Want eigenlijk gaat het nu pas beginnen. Alle medewerkers maken nu gebruik van hetzelfde platform.  Natuurlijk is Office 365 veel meer dan een mailomgeving. Maar voor veel gebruikers is dat nog niet echt geland. De overige veranderingen gaan de komende tijd volgen. Verschillende scholen willen een eigen sites-omgeving en ook dat gaan we regelen. We blijven bouwen. Aan samenwerking. Want dat is het doel.

Het team waarmee we de mailmigraties gedaan hebben, bestond overigens uit Maurits Knoppert en ikzelf vanuit SCOH, en verschillende medewerkers van ITS-itservices. Met name Ernstjan Didden en Paul van Driel wil ik vanaf deze plek bedanken voor het prettige samenwerken in dit project.
Ik maak op dit blog niet vaak reclame. Maar Maurits en de mannen van ITS-itservices verdienen wat mij betreft een heel groot compliment. Bij deze!
Ze zijn in te huren, denk ik. ;-)

maandag 14 maart 2016

Daaag Evernote. Hallo OneNote!

Sinds jaar en dag hou ik de notities voor dit blog bij in Evernote. Dat is mijn verzamelplek. Daar combineer ik verschillende notities tot postjes die ik wil schrijven. Ik vind Evernote een heel fijn programma om notities op te slaan. Dat komt omdat het via apps toegankelijk is op mijn telefoon en tablet. En voor op de computer kun je ook een programma downloaden. De notities zelf worden opgeslagen op internet in je (gratis) account dat je daarvoor aanmaakt. Ze worden daardoor gesynchroniseerd over al je apparaten die je gebruikt. En dat doe ik.

Zoals jullie weten, ben ik mede om dezelfde reden ook enthousiast over Office365. Dat werkt ook met een account dat je op internet hebt. In mijn geval een account voor mijn werk. En Microsoft heeft allemaal apps gemaakt die er voor zorgen dat je bestanden over al je devices synchroniseren. Nu is mijn recente lijst in Word ineens zowel op mijn iPad als op mijn computers beschikbaar. Eén lijst dus. Niet afhankelijk van het apparaat waarop je werkt. En ik kan altijd aan mijn Word- en Excelbestanden verder werken omdat ik ze in mijn OneDrive heb opgeslagen. Dropbox werd daardoor overbodig.

Microsoft heeft ook een notitie-app: OneNote. Ook daar geldt weer dat de gegevens uit je account gesynchroniseerd worden over al je apparaten heen. Telefoon, tablet, computer thuis, laptop, computer werk. Het maakt niet meer uit.
Ik was al langer van plan om OneNote in gebruik te gaan nemen. Wat mij tegen hield was het aantal notities dat ik in Evernote heb staan. Die moest ik dan allemaal gaan overzetten. De mensen bij Microsoft hebben die opmerking vaker gehoord, denk ik. Want gisteren las ik dat ze speciaal voor Evernote-gebruikers een tooltje hebben ontwikkeld waarmee je al je notities in één keer kan overzetten. Je kunt er voor kiezen 'alles' uit je Evernote-account overzetten, of één notitieboek, of een paar geselecteerde. Wat je wilt. Na het selecteren zet je de tool aan en na een tijdje wachten staan je Evernote-notities in OneNote.

Ik heb het vanavond gelijk even geprobeerd met één notitieboek om het te testen. En ik moet zeggen dat het wonderwel allemaal meteen werkt.
Dus dat betekent: daaag Evernote. Hallo OneNote! Zal wel even wennen zijn aan een nieuwe interface. Maar het is wel prettig alles op één plek te hebben.

Wil je het zelf ook proberen? Hier vind je het tooltje. En hier de blogpost van OfficeBlogs.


Overigens: Dropbox werd dus OneDrive. Evernote wordt nu OneNote. De volgende is Trello, denk ik. Office 365 Planner al gezien?

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...