Gastblog: Het gebruik van Office365 op mijn school

Dit is een gastblog van Maurits Knoppert. Hij is werkzaam bij de O.G. Heldringschool in Den Haag als ict-coördinator. Daarnaast mag hij zich sinds enige tijd Microsoft Innovative Educator Expert noemen. Voor SCOH werken wij samen in een projectgroep Office365 waarin we de opdracht hebben om een nieuwe samenwerkings- en communicatieomgeving voor de hele stichting op te leveren.

Een tijd geleden heeft Remko aan mij gevraagd of ik een gastblog voor zijn weblog zou willen schrijven. Dat wilde ik wel en onderwerp mocht ik zelf bepalen.
Ik hoefde dan ook niet lang na te denken wat het onderwerp zou worden. Mijn verhaal gaat over het gebruik van Office365 op mijn school.

Dit gaat al een paar jaar terug. Al vanaf het eerste begin dat Microsoft Live@edu aanbood aan de scholen ben ik met mijn school in dit project gestapt. Ik had daar een aantal redenen voor. De belangrijkste was dat ik de techniek de school uit wilde hebben. Ook stond destijds de verhuizing naar een tweetal tijdelijke gebouwen op de planning. Alles wat niet op school draaide zou dan sowieso gewoon doorgang kunnen vinden. Ik had toen ook de eerste stappen gezet op het gebied van SharePoint en vlak voor onze verhuizing kwam Office365 om de hoek kijken. Dit was een uitbreiding van het live@edu pakket. Scholen kregen niet alleen de beschikking over mail in de cloud, maar ook SharePoint in de cloud. In de maanden voor onze verhuizing heb ik onze lokale omgeving overgezet naar de Office365 omgeving. Zodoende heb ik tijdens ons verblijf in de tijdelijke gebouwen geen enkel probleem gehad.

Wat is nu eigenlijk Office365? Gaan kinderen hier beter van leren? Halen kinderen hiermee betere resultaten? Nee dat niet.
Office365 geeft de school een aantal tools in handen die, mits goed ingericht, de leerkrachten heel wat tijd kunnen besparen op het organisatorische vlak. Zo blijft er tijd over om meer aandacht te richten op het primaire proces. Het lesgeven zelf.

Ik zal hieronder kort een aantal onderdelen bespreken die wij in gebruik hebben en hoe wij er gebruik van maken.

Mail
Alle collega’s maken gebruik van de mail. Iedereen van school heeft een account en kan alle collega’s op deze manier makkelijk bereiken. Via slim ingeregelde groepen kun je ook eenvoudig groepen met gebruikers bereiken en is het beheer heel eenvoudig geregeld.
Hiernaast maken we ook gebruik van een centrale agenda voor alle algemene schoolzaken. Collega’s kunnen heel eenvoudig op ieder device met gebruikersnaam en wachtwoord inloggen op hun mail.

SharePoint
De andere pijler waar we veel gebruik van maken is SharePoint. Dit is onze online samenwerkingsomgeving. Alle gezamenlijke documenten van onze school staan centraal op onze portal opgeslagen. Iedereen kan hier via hun inlog vanaf ieder device bij. Als collega’s thuis willen werken hoeven ze niet met kunstgrepen in te loggen op de server op school.
Door rechten goed in te delen kunnen zaken ook afgeschermd worden zodat alleen bepaalde groepen met gebruikers erbij kunnen.
Documenten staan niet meer in mappen opgeslagen, maar door metadata is met één druk op de knop de juiste informatie op te vragen. Ook door bv. versiebeheer is het niet meer nodig om verschillende versies van documenten te bewaren. Alles is dus een stuk overzichtelijker.
Het probleem van verdwenen documenten als een collega van school gaat is dan ook niet meer aan de orde.
Ik heb geprobeerd om deze portal zo persoonlijk mogelijk in te richten. Zo staan op de voorpagina een aantal knoppen naar belangrijke (administratieve) websites. Gebruikers zien alleen die knoppen die voor hen van belang zijn. Dat geeft meteen een heel stuk duidelijkheid. Geen overbodige informatie. Ook de knoppen naar de verschillende educatieve websites heb ik zo ingeregeld. Iedereen ziet alleen waar hij/zij rechten op heeft.

OneDrive
De OneDrive is je persoonlijke opslag. Je zou het kunnen vergelijken met je persoonlijke map op de server. Alleen staat deze map dan niet op de server op school maar in de cloud. Het voordeel hiervan is dan ook dat je vanaf ieder apparaat wederom bij je documenten kan.
Een ander voordeel is ook dat je eenvoudig vanuit je OneDrive documenten met andere collega’s kan delen. Zo hoef je niet het document zelf rond te sturen, maar een link naar het document. Je kan dan met verschillende mensen tegelijk een document bekijken, beoordelen en bewerken. Alle wijzigingen komen terecht in hetzelfde document. Je krijgt dan niet allemaal verschillende documenten met verschillende wijzigingen.

Office 2013
Sinds dit nieuwe licentiejaar is het mogelijk om vanuit Office365 het officepakket gratis aan te bieden aan de collega’s. Na ondertekening van de nieuwe licentiecontracten bij APSit-diensten kun je Office 2013 toevoegen aan de omgeving van de collega’s. De collega’s kunnen gratis het pakket op 5 verschillende apparaten downloaden (voor zowel Windows als Mac).
Dit is zeker een aanrader aangezien het nieuwste officepakket een goede integratie heeft met Office365. Je kan vanuit bv. Word2013 direct opslaan op de portal of in je OneDrive zonder dat je eerst tussenstappen moet doen.

Toekomst
Het product Office365 is nooit af. Microsoft is continu bezig met updates en verbeteringen. Iedere maand zie je wel nieuwe features voorbij komen en kleine aanpassingen. Je hoeft zelf niets aan te passen of te downloaden alles wordt voor je gedaan.
Eén van de nieuwste features die ze aan het uitrollen zijn is de app launcher. Via deze tool kun je eenvoudig aan (groepjes) gebruikers apps (linkjes naar websites) aanbieden. Een extra optie is dat je bv. de inloggegevens van zo’n website automatisch kan laten opslaan in de omgeving. Hierdoor ben je met 1 druk op de knop meteen ingelogd op een website. Met al die verschillende websites die we tegenwoordig hebben maak je het gebruik nu een heel stuk eenvoudiger.

Ik hoop zo een klein inkijkje te hebben gegeven hoe wij op school gebruik maken van Office365. Veder probeer ik mijn ervaringen en mijn nieuwe ontdekkingen te beschrijven op mijn blog:
Office365 in het onderwijs.

Maurits, bedankt voor deze handige bijdrage. 
Deze gastblog is de derde in een serie gastblogs die de komende tijd op WitBlauw zullen verschijnen. Gedurende mijn werkzame leven ben ik inmiddels veel voorbeelden tegengekomen van onderwijsgevenden die technologie op een doordachte wijze inzetten in hun onderwijs. Deze goede voorbeelden verdienen het om gedeeld te worden. Met deze gastblogs wil ik bijdragen aan de zichtbaar hiervan.
Als je ook zo'n gastblog wilt schrijven, omdat je technologie op een doordachte, handige of leuke manier inzet, laat het dan weten. Je kunt hieronder reageren of via het reactieformulier op het tabblad contact. Commerciële uitingen zullen overigens genegeerd worden.


Als je geïnteresseerd bent in het gebruik van Office365 in je school, raad ik je aan om Maurits' blog in de gaten te houden.