Ritme en regelmaat

Veel mensen realiseren zich niet dat het runnen van een tuinderij een hoge mate van complexiteit met zich meebrengt. Bij De Groentemeester telen we groenten en kruiden voor 100 oogstgenoten. Dat komt neer op zo'n 90 tot 100 verschillende gewassen. Daarnaast doen we ook nog eens 20 tot 30 verschillende soorten bloemen in een seizoen. Ieder gewas heeft zijn eigen tijd van zaaien, planten en oogsten. En dat stemmen we in het teeltplan allemaal op elkaar af.

Bovendien faciliteren we op de tuin ook nog eens activiteiten zoals lessen voor basisschoolgroepen, uitjes voor teams en rondleidingen voor algemeen belangstellenden. En natuurlijk zijn er ook dagen waarop de oogstgenoten hun oogst komen binnenhalen. Een drukke bedoening die zich voornamelijk in het seizoen afspeelt.

Gelukkig hoef ik het allemaal niet in mijn eentje te doen. Ik krijg regelmatig hulp van een flinke club vrijwilligers. Totaal zo'n dertig mensen sterk. Dat is gezellig en zorgt ervoor dat de tuin er steeds weer mooi bij ligt.

Mijn behoefte aan structuur is vrij groot. Niet om me daar rigide aan vast te houden. Maar het geeft me een raamwerk waarbinnen ik flexibel kan opereren. Een goede structuur geeft rust en voorspelbaarheid. Mijn teeltplan denk ik tijdens de winterperiode van het jaar helemaal uit. Zo weet ik straks precies wat ik waar wanneer wil gaan doen. Ieder gewas krijgt zijn eigen plek op zijn eigen tijdstip.

Maar ook in de besteding van onze tijd breng ik structuur aan. Zo zijn er dagen waarop de oogstgenoten welkom zijn. We werken met vaste vrijwilligerswerkdagen. En andere dagen in de week zijn bedoeld voor het geven van lessen aan basisscholen. Zo zitten die verschillende activiteiten elkaar niet in de weg. En ik moet bekennen dat ik het ook heerlijk vind om zo nu en dan helemaal alleen in de tuin bezig te zijn. Dus ook voor die momenten wordt ruimte gemaakt in de wekelijkse agenda.

Samen maakt die planning dat er een ritme en regelmaat in alle (wekelijkse) activiteiten zit. Daarmee wordt je week voorspelbaar en overzichtelijk. Drukke momenten wisselen af met rustige tijdstippen. Ik zou niet weten hoe ik een tuinderij als De Groentemeester moest runnen zonder gebruik te maken van ritme en regelmaat.

Er is ook iets opmerkelijks (en moois). Dat zal ik uitleggen. Vrijwilligers zijn bij mij niet gebonden aan een bepaalde vrijwilligerswerkdag. Zo kunnen mensen komend seizoen komen meehelpen op dinsdag, donderdag en/of zaterdag. Maar ze kiezen zelf óf, wanneer en hoe lang ze komen helpen. Dat mag per keer. Het enige wat ik verwacht is dat men het van te voren aangeeft wanneer en hoe lang men er is. Dat geeft mensen een grote mate van flexibiliteit en regie over de besteding van hun eigen tijd. 

Het opmerkelijke is dat vrijwel iedereen er een bepaald ritme op nahoudt. De meeste mensen kiezen één bepaalde dag in de week en een vaste tijd waarop ze er zullen zijn. Een ander gebruikt het werk in de tuin om even een half uurtje los te komen van kantoorwerk dat ze thuis aan het doen is en komt dus zo en dan aanwaaien. En weer een ander heeft geen behoefte aan iedere week een meewerkmoment, maar vindt het wel leuk om één keer in de maand te helpen. Al die verschillende ritmes en vormen van regelmaat zijn mogelijk. Maar het is wel fijn dat er ritmes zijn. Dat maakt het leggen van de grote puzzel op de tuin een stuk eenvoudiger.

Lijkt het je nou trouwens ook leuk om eens te helpen? Dat kan! Je hoeft er geen oogstgenoot voor te zijn, en je krijgt er veel gezelligheid, zinvolle lichaamsbeweging en een neus voor natuur voor terug. Kijk op www.degroentemeester.nl voor meer informatie. Of meld je gelijk aan als vrijwilliger via dit formulier.

--

Voor wie geïnteresseerd is in meer tips over timemanagement. Kijk eens in het aanbod van De Polderij. Ik kan een workshop verzorgen met de titel 'Handige handvatten'.

Op verzoek automatisch een mailtje met bijlage versturen

Dat was de titel van een blogpostje dat Trendmatcher vorig jaar plaatste. Hij schrijft:
"Stel, je hebt een mooie les of handleiding gemaakt die je best wilt delen, maar je wilt graag weten met wie. Wat je kunt doen is mensen vragen je een mailtje te sturen zodat jij ze de les toe kunt sturen.
Maar wat nu als het een succes wordt en je tientallen verzoeken krijgt? Iedere keer weer datzelfde mailtje opstellen? Nee hoor, dat kan simpeler, tenminste met Gmail!"

Nou, daar heb je dus niet per se Gmail voor nodig. Van het weekend heb ik even zitten kijken of het met Outlook in combinatie met Office365 ook lukt. En het antwoord daarop is ja. Gewoon met standaardfunctionaliteit: regels en emailsjablonen.

Ik heb een regel aangemaakt als volgt:

Deze regel nadat het bericht wordt ontvangen
alleen aan mij verzonden
  en met [onderwerp] in het onderwerp
de server moet antwoorden met [reactie]
  en verplaats het bericht naar [naam map]

Daarin zie je drie variabelen die je naar eigen inzicht kunt instellen.
Bij [onderwerp] vul je het woordje in dat in de onderwerp regel van de ontvangen email moet staan. Op basis van deze voorwaarde én de voorwaarde dat de email alleen aan jou verzonden is, treedt de regel in werking. Ik kan me voorstellen dat je op je blog een aanvraagformulier maakt waarin je het onderwerp alvast voor definieert. Dan moet het goed komen.
De variabele [reactie] verwijst naar een emailsjabloon. Dat is het mailtje dat je speciaal voor dit doel schrijft. En daar hang je dus ook die bijlage aan. Iedere keer dat de regel getriggerd wordt, pakt de server dit emailsjabloon op en verstuurt het naar de aanvrager.
Bij [naam map] kun je een willekeurige map die onder je postvak hangt instellen. Deze regel kun je ook weglaten, maar ik vind het zelf prettig om een opgeruimd postvak te hebben. Dus als de mail behandelt is, mag hij naar een ander mapje (archief) verhuizen.

In sommige gevallen kan dit dus zeer handig zijn. En het is ook fijn om te weten dat het niet alleen bij Gmail via labs werkt. Zeker nu steeds meer organisaties overstappen naar Office365.

Office 365 en IfThisThenThat, net niet helemaal

De dienst IfThisThenThat is redelijk briljant in zijn eenvoud. Kortgezegd zorgt die dienst ervoor dat als er iets gebeurt in het ene webaccount, dat er dan iets anders gebeurt in een ander webaccount. AlsDitDanDat dus.

Ik gebruik die dienst voor het makkelijk verspreiden van de posts van dit blog. Na het schrijven van een berichtje druk ik in Blogger (een webaccount) op publiceren. Dan verschijnt het bericht uiteraard op mijn blog. Maar via IfThisThenThat gaan er dan ook nog drie andere 'draadjes' lopen. Dezelfde post wordt namelijk op Twitter (webaccount), op LinkedIn (ook een webaccount) en op mijn Facebookpagina (ook een webaccount) geplaatst. Grote kans dat je deze post leest via één van die kanalen. En dat wordt dus mogelijk gemaakt door ifttt.com.

Steeds meer webdiensten zorgen dat ze als 'kanaal' beschikbaar zijn op het platform van IFTTT. Van de accounts die ik zoal gebruik zie ik onder andere Evernote, Trello en FitBit terug. Maar sinds een tijdje zijn ook 5 onderdelen van Office365 daar beschikbaar. Er zijn daar nu kanalen voor 'Personen', 'Email', 'Kalender', 'OneDrive' en 'Yammer'. Toen ik dat bericht las, leek me dat aardig om in het achterhoofd te houden. Dat bood misschien mogelijkheden om mijn werk slimmer te organiseren. Vandaag had ik eens tijd om het te bekijken.

Wat ik namelijk graag zou willen, is mijn mail koppelen aan mijn Trello-account. Mijn Trello-account gebruik ik namelijk om mijn todolijstjes bij te houden. Ik heb voor iedere werkplek (dat zijn er momenteel drie) een eigen Trellobord. En op zo'n bord maak ik dan verschillende lijstjes aan waar mijn taken als kaartjes op komen te staan. Zo hou ik overzicht en plan ik mijn werk. Die kaartjes zijn namelijk eenvoudig te verslepen.
Daarnaast vraag ik mijn collega's om mij hun hulpvragen zoveel mogelijk via email te stellen. Van iedere mail met een hulpvraag maak ik  nu een kaartje in Trello aan. Dat is niet veel werk en het zorgt ervoor dat ik perfect zicht houd op alle taken die op mijn bordje liggen.
Toen ik zag dat Office365 te koppelen zou zijn aan Trello werd ik stilletjes al een beetje blij. Want stel nou dat als ik een mailtje in een bepaalde outlookmap stop, dat er dan automatisch een kaartje op één van mijn Trelloborden aangemaakt werd. Dat zou me zomaar werk uit handen nemen.

Maar helaas. Dat kan niet. Nog niet in ieder geval. Maar het komt vast. Nadat iemand bij Microsoft deze post gelezen heeft. ;-)


Nog een nieuwsgierige vraag:
Wie van mijn lezers gebruikt ook IFTTT? Waarvoor dan?

Tijdschrijven met Toggl

SCOH is bezig om alle mailomgevingen van de scholen één voor één te migreren naar een gezamenlijke mailomgeving. Ik heb de schone taak om onze scholen in dat proces te begeleiden. Op het moment 'doen' we twee migraties per week. Eén van de uitgangspunten bij deze hele operatie was dat we deze migraties met de grootste zorgvuldigheid zouden begeleiden. En zorgvuldigheid kost ook tijd. Tijd waarvan we van te voren wel een inschatting van hebben gemaakt, maar waarvan we niet precies kunnen voorspellen of we dat juist gedaan hebben. Daarom hebben we afgesproken dat ik mijn tijd die ik aan dit project besteed schrijf.

Nou heb ik eigenlijk een hekel aan tijdschrijven. Want dat is al een werkje op zich. En als je het dan al druk hebt, schiet dat er te gauw bij in. Des te blijer werd ik ervan toen ik vorige week per ongeluk de tool Toggl tegenkwam.
Toggl is een webdienst die het via een mobiele app heel makkelijk maakt om tijd te schrijven. Je downloadt de app. Je maakt een account aan. En daarna is het een kwestie van met een soort stopwatch de tijd opnemen wanneer je aan het werk gaat. Je kunt die 'opnames' van tijd labelen. En op basis van die labels kun je vervolgens over een bepaalde periode terugkijken hoeveel uur je aan bepaalde taken of werkzaamheden besteed hebt.

Ik heb de tool pas net in gebruik. Dus heel veel te rapporteren valt er bij mij nog niet. Maar ik vond het de moeite waard om het hier even te delen.

De 11 onderdelen van ieders timemanagement systeem

Afgelopen donderdag mocht ik voor het lectoraat Dovenstudies van de Hogeschool Utrecht een sessie verzorgen over efficiënter werken. Ik heb daar een presentatie gehouden over een timemanagement-systeem in 11 onderdelen.
In 2009 kwam ik op het spoor van het denkmodel en schreef daar toen deze blogpost over. Inmiddels heb ik op meerdere gelegenheden wel eens wat verteld over het systeem dat ik zelf nu ook al jaren hanteer. Het helpt mij enorm om mijn werk behapbaar te houden. En ik hoop dat het degenen die naar mijn presentatie(s) hebben geluisterd, er ook iets aan hebben.

De sessie van afgelopen donderdag was voor mij aanleiding om de powerpoint die ik eerder wel eens gemaakt had geheel te herzien. En het leek mij een goed idee om dat hier dan ook maar weer te delen. Bij de downloads vind je de presentatie terug. Voor de belangstellenden.

Maar uit welke 11 onderdelen bestaat dat systeem nu? Welnu, hier komen ze.

1. Vastleggen
2. Legen
3. Verwijderen
4. Meteen doen
5. Agenderen
6. Bewaren
7. Lijstjes
8. Verstoringen
9. Schakelen
10. Waarschuwingen
11. Evaluatie

Als je ze zo op een rijtje ziet, kun je je natuurlijk nog steeds moeilijk een voorstelling maken van de onderdelen. Want één zo'n woordje zegt niet zoveel. Dat begrijp ik ook wel.
Maar geloof me, het is de moeite waard om je eens te verdiepen in de verschillende onderdelen. Het mooie is namelijk dat iedereen al een timemanagement-systeem heeft, maar soms ben je het je gewoon niet bewust. Deze elf onderdelen geven je inzicht in hoe jouw systeem er nu voor staat, en bieden ruimte voor verbetering.

Mocht je geïnteresseerd zijn in de presentatie dan kun je hem downloaden. Zoek je meer verdieping dan kun je hier terecht (mijn originele bron). En ik zou het zelfs leuk vinden om er iets over te komen vertellen. Neem dan even contact op. Dat doe ik niet op basis van offerte of opdracht. Maar gewoon omdat ik het leuk vind. Waardebepaling mag achteraf plaatsvinden. (Eventuele reiskosten krijg ik wel graag vergoed, nu ik er over nadenk...Nouja, we komen er wel uit...)


Hoe zorg jij eigenlijk dat je je werk zonder al te veel stress gedaan krijgt? Laat eens weten...