maandag 18 april 2016

Op verzoek automatisch een mailtje met bijlage versturen

Dat was de titel van een blogpostje dat Trendmatcher vorig jaar plaatste. Hij schrijft:
"Stel, je hebt een mooie les of handleiding gemaakt die je best wilt delen, maar je wilt graag weten met wie. Wat je kunt doen is mensen vragen je een mailtje te sturen zodat jij ze de les toe kunt sturen.
Maar wat nu als het een succes wordt en je tientallen verzoeken krijgt? Iedere keer weer datzelfde mailtje opstellen? Nee hoor, dat kan simpeler, tenminste met Gmail!"

Nou, daar heb je dus niet per se Gmail voor nodig. Van het weekend heb ik even zitten kijken of het met Outlook in combinatie met Office365 ook lukt. En het antwoord daarop is ja. Gewoon met standaardfunctionaliteit: regels en emailsjablonen.

Ik heb een regel aangemaakt als volgt:

Deze regel nadat het bericht wordt ontvangen
alleen aan mij verzonden
  en met [onderwerp] in het onderwerp
de server moet antwoorden met [reactie]
  en verplaats het bericht naar [naam map]

Daarin zie je drie variabelen die je naar eigen inzicht kunt instellen.
Bij [onderwerp] vul je het woordje in dat in de onderwerp regel van de ontvangen email moet staan. Op basis van deze voorwaarde én de voorwaarde dat de email alleen aan jou verzonden is, treedt de regel in werking. Ik kan me voorstellen dat je op je blog een aanvraagformulier maakt waarin je het onderwerp alvast voor definieert. Dan moet het goed komen.
De variabele [reactie] verwijst naar een emailsjabloon. Dat is het mailtje dat je speciaal voor dit doel schrijft. En daar hang je dus ook die bijlage aan. Iedere keer dat de regel getriggerd wordt, pakt de server dit emailsjabloon op en verstuurt het naar de aanvrager.
Bij [naam map] kun je een willekeurige map die onder je postvak hangt instellen. Deze regel kun je ook weglaten, maar ik vind het zelf prettig om een opgeruimd postvak te hebben. Dus als de mail behandelt is, mag hij naar een ander mapje (archief) verhuizen.

In sommige gevallen kan dit dus zeer handig zijn. En het is ook fijn om te weten dat het niet alleen bij Gmail via labs werkt. Zeker nu steeds meer organisaties overstappen naar Office365.


Geen opmerkingen:

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...