dinsdag 29 maart 2016

En toen zat heel SCOH in Office365

Vorige week hebben we een mijlpaal gehaald die ik hier niet onvermeld wil laten. Op 18 maart ging de laatste locatie van SCOH (te weten ons servicebureau) over op de centrale mailomgeving van Office365. Vorige week werd die laatste locatie ingeregeld. Dat betekent dat nu alle locaties aangesloten zijn en alle medewerkers een emailaccount in dezelfde omgeving hebben. Het doel van deze operatie is dat we de samenwerking tussen onze scholen zo goed mogelijk digitaal willen faciliteren. 

Wat hield een migratie in? Eigenlijk deden we twee dingen tijdens een migratie. Het eerste was dat we een backup (of export) maakten van iedere mailbox uit de oude omgeving van de school. En die backup lazen we in in het nieuwe (lege) account van iedere medewerker.
Het tweede element was dat we ervoor zorgden dat de mail die naar het oude adres gestuurd werd, bezorgd zou worden in het nieuwe account. Daarvoor hebben we alle maildomeinen moeten koppelen in dezelfde omgeving.

Dat dit een operatie was die we niet 'even' deden, was al snel duidelijk. Aan het begin van schooljaar 2014/2015 hadden we net een bovenschoolse sites-omgeving laten bouwen. Die is rond de kerst van dat schooljaar opgeleverd en vrij snel daarna hebben we de mailmigratie van het stafbureau ook gedaan. 
In de periode daarna hebben we alle scholen één voor één aangesloten op de centrale omgeving. We wilden dat op een zorgvuldige manier doen zonder al te veel impact op de schoolorganisaties. Vanaf maart vorig jaar hebben we daarvoor ongeveer één migratie per week gedaan. De vakanties lieten we erbuiten. We hebben geen gebruik gemaakt van fasttrack-trajecten van Microsoft. We hebben met een goed team van interne en externe medewerkers een planning gemaakt en ons daaraan gehouden.

Allereerst hadden we alle 38 locaties verdeeld in drie tranches. Scholen mochten aangeven of ze vooraan in de rij wilden staan, of dat ze liever aan het einde kwamen. In de eerste tranche scholen (die tot de zomervakantie duurde) hebben we ervoor gezorgd dat we alle soorten migraties een keer gedaan hadden. SCOH blonk namelijk uit in het stimuleren van de autonomie van scholen. Dat vind ik veel gevallen niet zo verkeerd, maar op het vlak van ict is enige standaardisatie wel handig. In dit geval had het er voor gezorgd dat iedere school zo zijn eigen manier had ontwikkeld om de functionaliteit van email bij medewerkers te krijgen.

In die eerste tranche deden we de volgende migratie-'smaken':
  • Van lokale exchange server naar Office365
  • Van eigen Office365 naar centrale Office365
  • Van Google Apps for Education naar Office365
  • Van een mengeling van losse werk- en privé accounts naar Office365
Maar we hadden niet alleen te maken met verschillende mailomgevingen. Ook de registrars voor de maildomeinen en de netwerkbeheerders verschillen tussen de scholen. (Een registrar is een partij bij wie je een maildomein registreert en daar krijg je dan inloggegevens van om zo'n domein te kunnen koppelen aan een mailomgeving.)
Dus we hadden te maken met bhosted, strato, protagonist, xs4all, en zo nog een paar registrars.
De netwerkbeheerders bestonden uit Skool, Heutink ICT, ITS-itservices en Qlict.
Kortom, het was een mooie uitdaging. 

In de eerste tranche deden we één school per week. Iedere vrijdag vonden de werkzaamheden van de migratie plaats. Dan liepen de imports van de mailboxen door in het weekend. En op de maandag ging de ict-coördinator van de school in kwestie aan de slag om te zorgen dat instellingen in het lokale netwerk goed gezet werden zodat de collega's van die school hun mail weer konden lezen op de vertrouwde manier. Meestal gewoon in een Outlook client.

Na de zomervakantie hadden we het idee dat we het zo goed in de vingers hadden, dat we als projectgroep besloten om de migraties te versnellen. In plaats van één per week, deden we er toen tot aan Sinterklaas twee per week. Iedere vrijdag twee migraties. En iedere maandag waren er dan twee ict-coördinatoren bezig. Terwijl we hen ondersteunden, waren we al weer aan het voorbereiden voor de volgende twee migraties.

Na de kerstvakantie was de derde tranche scholen aan de beurt. Daarin zaten een paar locaties waarvan we de migraties vooraf iets ingewikkelder ingeschat hadden. Een school die Google Apps for Education gebruikte, bijvoorbeeld, met daarin ook actief gebruik van Google Classroom. En een school die hun lokale Active Directory synchroniseerde met een eigen Office365-omgeving. Om nog een voorbeeld te noemen.
In die tranche hebben we besloten om terug te gaan naar één migratie per week. Ook die scholen zijn nu aangesloten op de centrale omgeving, soms met wat aanpassingen die niet anders konden.

En nu zit het er op. Tenminste, de mailmigraties zitten erop. Want eigenlijk gaat het nu pas beginnen. Alle medewerkers maken nu gebruik van hetzelfde platform.  Natuurlijk is Office 365 veel meer dan een mailomgeving. Maar voor veel gebruikers is dat nog niet echt geland. De overige veranderingen gaan de komende tijd volgen. Verschillende scholen willen een eigen sites-omgeving en ook dat gaan we regelen. We blijven bouwen. Aan samenwerking. Want dat is het doel.

Het team waarmee we de mailmigraties gedaan hebben, bestond overigens uit Maurits Knoppert en ikzelf vanuit SCOH, en verschillende medewerkers van ITS-itservices. Met name Ernstjan Didden en Paul van Driel wil ik vanaf deze plek bedanken voor het prettige samenwerken in dit project.
Ik maak op dit blog niet vaak reclame. Maar Maurits en de mannen van ITS-itservices verdienen wat mij betreft een heel groot compliment. Bij deze!
Ze zijn in te huren, denk ik. ;-)

Geen opmerkingen:

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...